El teléfono es una herramienta fundamental en las clínicas veterinarias para comunicarse con los clientes, agendar citas, proporcionar información y responder preguntas. Sin embargo, la constante atención al mismo puede generar un alto nivel de estrés en los empleados, lo que afectará negativamente a su bienestar y desempeño laboral. Por esta razón, os invitamos a explorar con Mundo Vets, algunas estrategias efectivas para reducir el estrés al teléfono en las clínicas veterinarias y mejorar la experiencia tanto para los empleados, como para los clientes.
Técnicas para reducir el estrés al teléfono en las clínicas veterinarias
Algunos de los métodos que se pueden utilizar para intentar el estrés relacionado con la atención al teléfono en los centros veterinarios, son los que siguen.
Ofrecer opciones de contacto alternativas
Además del teléfono, es importante ofrecer a los clientes otras opciones de contacto, como el correo electrónico o chat en línea.
Al proporcionar múltiples vías de comunicación, se puede reducir la carga telefónica del personal veterinario y permitir que los empleados gestionen las consultas de manera más eficiente.
Además, hay que tener en cuenta que algunos clientes se sienten más cómodos escribiendo un email o usando el chat online, en lugar de realizar una llamada. Esto puede ayudar a reducir el estrés tanto para los empleados como para los clientes.
Implementar un sistema de citas online
Responder llamadas telefónicas constantemente puede ser agotador para el personal de la clínica veterinaria.
Una forma de reducir esta carga es implementar un sistema de citas en línea. Esto permite a los clientes programar citas a través de la página web de la clínica, lo que reduce la necesidad de llamadas telefónicas.
Además, un sistema de citas online proporciona a los clientes una mayor flexibilidad y conveniencia al poder reservar citas en cualquier momento, incluso fuera del horario de atención de la clínica.
Hoy en día existen muchas opciones para aplicar este sistema. Por ejemplo, el software de gestión veterinario Wakyma, da la posibilidad de que añadáis la reserva de citas online a vuestra web veterinaria y vuestras redes sociales.
Utilizar sistemas de respuesta automática o contestadores
Otro de los métodos para reducir el estrés al teléfono en las clínicas veterinarias es emplear sistemas de respuesta automática.
En momentos de alta demanda de llamadas, puede resultar difícil para los empleados atender cada llamada de inmediato. Por esa razón, en lugar de dejar que las llamadas se acumulen y generar más estrés, se puede utilizar un sistema de respuesta automática o un contestador.
Con él se podrá proporcionar a los clientes un mensaje informativo y amigable que les permitirá saber que su llamada ha sido recibida y que serán atendidos en breve. Estos sistemas pueden ayudar a evitar la sensación de abandono.
Capacitar al personal en manejo del teléfono
El manejo adecuado del teléfono es esencial para reducir el estrés asociado. Debido a ello, capacitar al personal en técnicas efectivas de atención telefónica puede marcar una gran diferencia.
Algunos consejos importantes incluyen:
- Contestar el teléfono con una voz amable y profesional.
- Escuchar atentamente las necesidades del cliente.
- Ser empático y paciente.
- Ofrecer soluciones y respuestas claras.
Una capacitación adecuada en el manejo del teléfono puede ayudar a los empleados a sentirse más seguros y preparados, reduciendo así el estrés relacionado con el teléfono.
Establecer tiempos designados para atender llamadas
Otra técnica para reducir el estrés al teléfono en las clínicas veterinarias es establecer tiempos designados para atender llamadas.
El teléfono puede ser una fuente constante de interrupciones y distracciones en una clínica veterinaria. Por ello, durante estos períodos designados, los empleados pueden enfocarse completamente en las llamadas sin tener que preocuparse por otras tareas urgentes.
Esto ayuda a mejorar la calidad de la atención telefónica y permite que los empleados se sientan menos abrumados por la presión constante del teléfono.
El estrés relacionado con el teléfono en las clínicas veterinarias puede tener un impacto negativo en la salud y el bienestar de los empleados, así como en la experiencia de los clientes. Al implementar estrategias efectivas, es posible reducir dicho estrés significativamente, creando un ambiente de trabajo más saludable y una mejora en la satisfacción de empleados y clientes en las clínicas veterinarias.
