Raro es el sector empresarial en el que hoy en día no esté presente el síndrome del quemado (burnout) en su personal. La medicina veterinaria es uno de esos sectores donde, en los últimos años, el agotamiento ha sido más evidente. Y dentro del mismo, hay que hacer especial mención al personal que trabaja en la recepción de las clínicas veterinarias. Si quieres ayudar al personal de recepción de tu veterinaria con el agotamiento, toma nota de lo que tenemos que decirte.
La realidad del agotamiento en veterinaria
Los propietarios de centros veterinarios están bajo muchísima presión para poder mantener a los empleados durante un periodo tan agitado como el que estamos viviendo o para retener el talento en los equipos veterinarios.
Hoy en día es más importante que nunca, para crecer y seguir avanzando, abordar el tema del agotamiento entre tu personal. Debería ser obvio, pues no se pueden lograr los objetivos de crecimiento sin que el equipo esté feliz y se muestre comprometido para brindar una experiencia positiva a los pacientes.
El personal que trabaja en la recepción de las clínicas ha sido uno de los más afectados por los problemas relacionados con la pandemia: pautas y cuestionarios de detección COVID-19, programación de citas, respuestas a correos electrónicos y llamadas… todo durante turnos muy llenos y con poco personal.
Mantener a raya el agotamiento del equipo veterinario y del personal de recepción es fundamental. Y, para ello, lo primero es detectar las señales del mismo.
Cómo diagnosticar el agotamiento de los empleados
Para poder ayudar al personal de recepción de tu veterinaria con el burnout o a cualquier otro empleado de la clínica, mantener una línea de comunicación abierta te permitirá tener una referencia de los días que son buenos y los que son malos para tus empleados.
A partir de ahí, te será más sencillo saber que algo no va bien y podrás prestar más atención a estos signos de agotamiento:
- Disminución en la productividad.
- Pérdida de interés y entusiasmo por el trabajo.
- Indecisión.
- Aumento del ausentismo.
- Desinterés por la cultura empresarial.
- Perspectiva pesimista y cínica.
- Cometer más errores y prestar menos atención, olvidando a menudo las cosas.
- Irritabilidad y mayor sensibilidad ante las críticas.
¿Cómo ayudar al personal de recepción de tu veterinaria con el agotamiento?
Muchos empresarios piensan que la mejor manera de abordar el agotamiento de los empleados es dándoles más dinero, más beneficios o un nuevo título.
Esta puede ser una solución a corto plazo, pero el problema real no se está solucionando y volverá a la superficie.
Por eso, la mejor solución suele venir de la mano de la automatización y la tecnología. Como en todos los trabajos, estas pueden ayudar a disminuir la carga en los equipos.
Además, las soluciones digitales que se integran también pueden contribuir a que la experiencia de los pacientes en el centro sea mucho más positiva.
Estas son algunas de las ideas para ayudar al personal de recepción de tu veterinaria con el agotamiento.
Formularios de pacientes online para centros veterinarios
Los formularios pueden llegar a convertirse en una carga, causando un retraso en las clínicas cuando los clientes quieren ver a su veterinario.
Por ello, contar con formularios digitales personalizados dentro de tu web veterinaria puede acelerar las cosas, automatizando la entrada de los clientes.
Algunos de los formularios más importantes a considerar serán los de autorización médica, los de nuevos clientes o los de solicitud de cita.
Programación de citas online
Una llamada comercial tiene una duración media de 4 minutos y 52 segundos. Eso significa que cada vez que llama un cliente, al personal de recepción le toma unos 5 minutos de su tiempo de trabajo. Si una docena de clientes llaman al día ya estará perdiendo una hora completa. Si son docenas de clientes los que llaman a diario, es muy complicado hacer algo más que no sea atender al teléfono.
La implementación de un servicio de reserva de citas online desde tu web veterinaria o redes sociales, permitirá ahorrar muchísimo tiempo de esas llamadas, lo que supondrá al personal de recepción dedicarse a hacer otras cosas.
Automatización de recordatorios
Si cada vez que hay que recordar una cita a un cliente hay que hacerlo manualmente, también se perderá muchísimo tiempo.
Por ello, implementar canales comunicativos como WhatsApp o la utilización de una app propia para tu centro, asociada a vuestro software de gestión, ahorrará tiempo al personal. Pero no solo eso. También aumentará la participación y el cumplimiento del cliente al trasladarle los recordatorios, confirmaciones, cancelaciones y las notificaciones por medios mucho más efectivos.
Otras sugerencias para ayudar al personal de recepción de tu veterinaria con el agotamiento
Además de la tecnología y la automatización de ciertos procesos en la clínica, hay otras cuestiones a tener muy en cuenta y a aplicar para ayudar tu personal.
- Establecer con los trabajadores expectativas realistas.
- Fomentar los descansos en el trabajo.
- Fomentar la comunicación entre todo el equipo.
- Promover un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
- Mostrar aprecio por el trabajo bien hecho.
Ayudar al personal de recepción de tu veterinaria con el agotamiento está en tus manos. Estas personas son la primera cara que ve el cliente al entrar en el centro y su papel es fundamental en el funcionamiento de tu negocio. Por ello, su bienestar no es una cuestión que se deba pasar por alto.
