Aunque algunas personas no lo crean (posiblemente porque no han intentado organizarlas), hacer reuniones de trabajo que resulten eficaces y productivas no es una tarea sencilla. Por ello, en esta ocasión os damos algunas claves básicas para organizar reuniones de trabajo eficaces en tu veterinaria.
Claves para hacer reuniones de trabajo eficaces en veterinaria
En muchos casos, las reuniones acaban produciendo una sensación de agotamiento entre los trabajadores. Esto se debe a la «contaminación» que suele darse en ellas, en forma de dispersión de los participantes, conversaciones que se entremezclan, resultados que no son precisos…
Por ello, a continuación encontraréis los tips más básicos para lograr que las próximas reuniones que hagáis en vuestro centro veterinario sean efectivas y contribuyan al bienestar y la motivación laboral.
Establecer el objetivo
No se pueden organizar ni comenzar una reunión de trabajo sin tener claro para qué se hace.
Muchas veces el equipo veterinario se reúne por inercia, porque es lo normal dentro del trabajo, y la sensación final es de haber perdido el tiempo.
Por ello, la principal de las claves para hacer reuniones de trabajo eficaces en veterinaria es establecer un objetivo general, que luego se materializará en objetivos más específicos.
Además, es esencial que todos los participantes tengan claros estos objetivos.
Orden del día
Otro punto fundamental es establecer un orden del día para la reunión. O lo que es lo mismo, planificar los temas que se tratarán por orden de importancia.
Lo ideal es que el orden del día sea conocido por todos los asistentes a la reunión de forma previa a la misma.
Concretar roles
Una de las claves para hacer reuniones de trabajo eficaces en veterinaria o en cualquier otro ámbito y que muchas veces se pasa por alto es la de determinar ciertos roles.
El establecimiento de roles ayuda a organizaros mejor y hace que la reunión sea más ligera.
Algunos de esos roles son:
- El secretario, que será la persona encargada de ir redactando el acta.
- El moderador, que se encargará de dar el turno de palabra.
- Un líder o dinamizador, encargado de promover el buen ambiente en la reunión.
El establecimiento de roles dependerá de las necesidades de la empresa veterinaria, así como del número de participantes y del tipo de reunión.
Establecer un tiempo y cumplirlo
La gestión del tiempo es un aspecto fundamental dentro de cualquier ámbito de nuestra vida. Obviamente, también es esencial dentro de las reuniones de trabajo.
Por ello, debes tener en cuenta varios aspectos en relación al tiempo:
- Exige puntualidad.
- Convoca la reunión para una hora idónea.
- Pacta un tiempo máximo.
- Reparte el tiempo para cumplir con el orden del día, teniendo en cuenta las intervenciones.
Pon reglas
Otra de las claves para hacer reuniones de trabajo eficaces en veterinaria es establecer algunas reglas, sobre todo cuando las reuniones son periódicas.
Dichas reglas suelen estar encaminadas a las pautas de comportamiento del equipo, especialmente.
Por ejemplo:
- Eliminar fuentes de distracción, como pueden ser los teléfonos.
- Practicar la escucha activa. Es decir, poner todos los sentidos en lo que está diciendo la otra persona.
- Hacer críticas que sean constructivas. Juzgar ideas de manera educada y constructiva permite la mejora y el crecimiento. Sin embargo, dado que no es una tarea muy cómoda para todos, en muchas empresas se emplea la conocida «técnica del sandwich». Esta se compone de tres pasos: decir algo que no nos ha gustado, plantear una crítica y finalizar con un punto positivo. Con ello se logra no juzgar directamente y comunicar una sugerencia de forma más asertiva.
Realiza un resumen final
Para completar las claves para hacer reuniones de trabajo eficaces en veterinaria hay que tener en cuenta el resumen final de la reunión.
Este ayudará a organizar y estructurar la información, haciendo que queden más claras las conclusiones y los puntos más importantes.
Las reuniones con el equipo veterinario son esenciales para el crecimiento del negocio, para que todos los miembros trabajen caminando hacia los mismos objetivos, que estos no se difuminen con el tiempo y para identificar vías de mejora.
Entendemos que por la complejidad del día a día veterinario, estas reuniones quizás no se pueden realizar con la asiduidad que os gustaría. Por ello, lo mejor es que cuando las organicéis, tengáis presentes estas claves básicas para hacer reuniones de trabajo eficaces en veterinaria y que le saquéis el máximo partido.
